No siempre es fácil gestionar una reunión en una comunidad de vecinos si uno no cuenta con la ayuda de un Aministrador de Fincas, por eso os doy a dar unas pequeñas pautas o cuestiones a tener en cuenta para lograr que una reunión de comunidad funcione lo mejor (y más rapido!!) posible (nos saltamos el tema de la convocatoria de la reunión para volver dentro de unas semanas a ello)
A.- Lo primero: Si la reunión va a tener un gran número de asistentes (estoy hablando de edificios con muchos vecinos), hay que controlar la asistencia de los mismos, y por ello es necesario ir solicitando su nombre según lleguen. Seguramente dispondremos de un listado con los nombres y dirección de cada vecino, y si no disponemos de la misma, hay que confeccionarla. Si logramos controlar la llegada de cada persona (por ejemplo, uno puede ponerse en la puerta del lugar de reunión para que cada persona se identifique al llegar) podremos iniciar la reunión en Primera Convocatoria sabiendo si hay suficientes vecinos para ello (la mayoria de las cuotas de participación en el edificio).
B.-Si no hay suficientes vecinos como para llegar a la mayoría de las cuotas del edificio (por cierto, para saber las cuotas de participación de cada uno, no hay nada mejor que la web del Catastro), nos esperamos a la Segunda Convocatoria. La Segnda convocatoria se suele hacer media hora más tarde y para lograr acuerdos en la misma no es necesario quorum, sino que lo que se apruebe por esa mayoría será lo que se lleve a cabo.
C.-Cuando la reunión comienza, hay que seguir el Orden del Día dentro de lo posible, y aunque es positivo dejar hablar a los vecinos, una vez que el tema comienza a tomar tintes personales hay que recordar el tema al que se ha venido a hablar, e intentar lograr una decisión al respecto. Para evitar que la discusión se haga confusa y los vecinos no puedan seguir lo que se diga, es recomendable hacer turnos para hablar según se solicitan (a mano alzada, por ejemplo)
D.-Otro punto importante es la financiación. Casi siempre, si las cuentas de la comunidad no son todo lo boyantes que deberían, hay que plantear el problema, la solución y la financiación del mismo en la misma reunión, por eso es recomendable haber pedido uno o dos presupuestos de lo que haya que hacer, para que los vecinos sepan cuanto van a tener que pagar de derrama y cómo lo van a pagar.
E.-Finalmente, hay que tomar nota de todo mientras la reunión está en curso, para luego redactar el acta que notificaremos a los vecinos (a todos, los que acudieron y los que no), por lo que yo os recomiendo que no lo dejéis pasar durante mucho tiempo, y escribáis el acta durante los dos días siguientes a la reunión (que es cuando uno lo tiene más fresco), con el fin de evitar que uno se confunda u olvide lo que ocurrió en la reunión.
Cuando uno tiene que dirigir una reunión de diez vecinos,... la mayoría de las ocasiones no hace falta todo esto, porque podemos hablar de tú a tú con cada vecino, pero cuando estamos hablando de edificios de cien vecinos o más, las cosas se complican. Los Administradores ya estamos preparados para que todo vaya más o menos bien, pero si uno no cuenta con ello, hay que evitar el desorden y la improvisación porque, como decía Murphy... Si algo puede salir mal, saldrá mal.
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